Nachádzate sa tu :  Produkty  /  DMS
Česky English Rossijskij Tlač

Efektívne riadenie a správa dokumentov

Modul Riadenie dokumentov (Minerva DMS) slúži k evidencii, archivácii a zdieľaní dokumentov a umožní vám efektívnu prácu s dokumentami priamo v prostredí podnikového informačného systému  QAD EA. Vďaka tomu, že modul Minerva DMS je plne integrovaný do ERP aplikácie od firmy QAD Inc. je evidencia nových dokumentov rýchlejšia, dostupnosť a vyhľadávanie dokumentov je intuitívny.

Prínosy a funkcionalita modulu Minerva Riadenie dokumentov:

  • Automatizácia dokumentov (Document Automation)
    Minerva DMS s podporou automatizácie znižuje potrebu manuálnych vstupov k evidencii dokumentov, tvorbe nových dokumentov a znižuje riziko spojené s chybovosťou z dôvodov ľudskej chyby.
  • Podpora Inteligentných dokumentov (Intelligent Document Support)
    Z inteligentných dokumentov môžete odkazovať na ďalšie funkcie systému. Vďaka tomu, že modul je plne integrovaný do aplikácie QAD EA, môžete priamo z dokumentov „volať“ transakcie ERP aplikácie, alebo spúšťať výkonné prehľady.
  • Workflow
    V prípade, že používate modul Minerva Workflow, môžete generovať postupy práce pre dokumenty úplne automaticky.
  • Verziovanie (Versioning)
    Ľahká dohľadateľnosť poslednej verzie dokumentu    , podpora uchovávania rôznych verzií dokumentov.
  • Vyhľadávanie (Searching)
    Rýchle vyhľadávanie     pomocou metadát, alebo na základe objektov, dátových štruktúr v aplikácii QAD EA. Objektom je napr. Zákazka, Pracovný príkaz, Došlá faktúra a pod.
  • Zobrazenie (Publishing)
    Modul podporuje ukladanie v rôznych formátoch a zobrazenie rôznych formátov priamo v ERP aplikácii QAD EA.
  • Integrácia (Integration)
    Integrácia     uchovaných, skladovaných dokumentov s ďalšími aplikáciami, napr. firemné portály, systémy pre podporu zabezpečenej archivácie, nadstavbovými fulltextovými vyhľadávacími systémami je ľahká. Všetky dokumenty sú ukladané v podobe súborov podľa nastavenej hierarchie.

Klientska časť

Zabezpečuje tvorbu metadát (štruktúrované informácie pre popis dokumentu). Metadáta sú navrhované modulom Minerva DMS, kedy užívateľ môže dáta upresniť.

Umožňuje rýchle vyhľadávanie daného dokumentu a to buď prirodzene, na základe objektu, je možné zobraziť dostupné dokumenty s väzbou na daný objekt alebo na základe metadát, rýchlym vyhľadávaním.

Klientska časť ihneď prezentuje zvolený dokument a ukladá dokumenty na určené miesto v serverovej časti. Stará sa o zabezpečenie dokumentov. S podporou modulu Workflow sa stará o automatickú distribúciu zvolených dokumentov.

Klientska časť ďalej umožňuje aplikáciám rôzného typu (zásuvným modulom) prezentovať a vytvárať dokumenty.

Zabezpečenie

Dokumenty sú zabezpečené na troch úrovniach. Prvá z nich je zabezpečenie prístupu k uloženým dokumentom na servery cez príslušný operačný systém. Druhá úroveň zabezpečuje prístup užívateľov do danej bezpečnostnej vrstvy ako z pohľadu vytvárania dokumentov tak ich vizualizácie. Posledná bezpečnostná poistka je uplatňovaná ako na serverovej tak klientskej strane a to tak, že daný súbor, dokument je zabezpečený aplikáciou, ktorá ho vytvorila.

Automatická distribúcia dokumentov

Automatickú distribúciu dokumentov zabezpečuje modul Minerva Workflow. Je možné ju používať ako pre riadenie životného cyklu dokumentov, k ich „splatňovaniu“, vyraďovaniu, tak k automatickej distribúcii dokumentov i reportných zostáv.

K jednoduchej distribúcii dokumentov je možné použiť aj integrovaný systém správ (inbox QAD workflow) .